Apresentações: tudo o que você precisa saber sobre elas
By Marketing | 16 de agosto de 2017 | Apresentação
Elaborar boas apresentações é essencial para impactar o seu público de interesse, seja em uma reunião de negócios, na apresentação de um projeto pessoal ou em uma palestra, por exemplo.
Assista a esse vídeo com nosso Diretor Comercial, Yan Baêta e entenda tudo o que você precisa saber sobre apresentações:
Inicialmente, montar uma apresentação audiovisual e elaborar um roteiro podem parecer tarefas muito fáceis, mas existem alguns problemas que podem atrapalhar e muito a sua apresentação profissional. Um planejamento mal feito, falta de criatividade para prender a atenção do público, não saber fazer bom uso de ferramentas essenciais ou ser muito prolixo, por exemplo, podem minar a sua apresentação e, por consequência, o potencial da sua ideia.
Além disso, existe um outra questão que assombra muitas pessoas. Falar em público pode gerar muito nervosismo, ainda mais quando se trata do ambiente profissional. E não são só os mais tímidos que sofrem com o problema! Até os colegas mais desenvoltos podem se ver totalmente paralisados de medo ao se encontrarem nessa situação.
A biologia explica esse fato: ao se deparar com mais de 5 pessoas te encarando durante algum tempo, o corpo entende que há uma situação de perigo — você pode estar prestes a virar a caça de alguém! É por isso que, diante dessas circunstâncias, o organismo tem reações similares aos momentos de pânico, como tremedeira, dificuldade em elaborar frases, falhas na memória, fala acelerada e suor excessivo, por exemplo.
A boa notícia é que, adotando algumas boas práticas, é possível contornar todas essas questões e fazer uma apresentação de sucesso! No post de hoje, você vai aprender algumas dicas, do planejamento à execução, para te ajudar a desenvolver as habilidades necessárias para apresentar seus projetos em público, seja para dez, cem ou mil pessoas — afinal de contas, você não sabe onde sua carreira te levará no futuro, não é verdade?
Continue acompanhando o nosso material e descubra tudo o que você precisa saber — do design ao retorno sobre investimento — para criar uma apresentação campeã!
A importância das apresentações para empresas
Quem trabalha em grandes empresas sabe que, para conseguir resultados, trabalhar em equipe é indispensável. Grandes projetos — que levam a grandes resultados — exigem a troca de conhecimentos e a delegação de tarefas. Agora imagine que você tenha uma ótima ideia e deseja implementá-la em seu ambiente profissional. O que você precisa fazer para começar? Bem, se você pensou em “mostrar para alguém”, sua resposta está correta. Caso contrário, ela nunca sairá do papel.
No entanto, muita gente acaba ignorando um fato muito importante na hora de mostrar suas ideias e projetos: a forma como você apresenta sua proposta pode ser decisiva — tanto para o bem quanto para o mal.
Uma ideia exposta de forma clara e bem articulada, que consiga transmitir confiabilidade e cativar a audiência causa um impacto positivo e tem muito mais chances de ser aderida. Ao apresentar uma proposta de negócios, por exemplo, será muito mais fácil convencer o cliente com uma apresentação bem-feita.
A forma como a ideia é apresentada afetará diretamente em seus resultados profissionais. Por essa razão, pensar no planejamento, na criatividade, em um bom design e, é claro, apresentar um conteúdo relevante e exposto de forma clara é o segredo para o seu sucesso.
Outro ponto positivo é o compartilhamento de informações. Ao mostrar seu projeto para outras pessoas, existem grandes chances de conseguir novas ideias para complementá-lo, além de feedbacks sobre os pontos fortes e os pontos que necessitam de melhorias.
Muitas vezes, elaborar uma apresentação nem mesmo é uma escolha: o ambiente de trabalho ou o cargo podem exigir esse tipo de tarefa. Mas, mesmo que você não simpatize com a ideia, tente ver a situação por um ângulo positivo: boas apresentações podem influenciar diretamente em seu futuro profissional. Apresentar bem algum tema ou projeto demonstra conhecimento e engajamento por parte do colaborador, além de ser uma chance de salientar sua postura e alavancar a sua carreira.
Como fazer uma apresentação
Para fazer uma boa apresentação, independentemente do tipo, é necessário levar em consideração três etapas básicas: o planejamento, a criação e a execução. Confira alguns pontos em que você deve prestar atenção em cada um desses momentos:
Planejar
Um bom planejamento é o ponto de partida para criar uma apresentação realmente impactante. Nesse momento, é necessário pensar em cada detalhe — do conteúdo ao espaço em que a apresentação será feita.
Uma boa dica para começar um planejamento é elaborando um mapa mental com tudo que precisa ser pensado. Para não se esquecer de nada na hora da execução, também é válido organizar essas informações em forma de check list.
No que diz respeito ao conteúdo, o planejamento é o momento em que você deverá refletir sobre o que deseja abordar, o que é realmente relevante e o que pode ser deixado de lado ou que não precisa ser aprofundado — o que dependerá muito do objetivo da apresentação e da complexidade do tema.
Lembre-se sempre de considerar o seu público-alvo: quem são eles? O que esperam de sua apresentação? Qual é a forma mais eficiente de se comunicar com a sua audiência? A mensagem pode estar muito clara para você, mas é preciso pensar em como fazer com que ela atinja as outras pessoas.
Também é necessário planejar os aspectos mais práticos da apresentação, como o local em que ela ocorrerá, qual é o tamanho da audiência, qual é o tempo de duração e quais equipamentos serão necessários.
Criar
Após identificar tudo o que você precisa abordar em sua apresentação, é preciso estudar a fundo sobre o tema. Faça pesquisas e colete dados relevantes, elabore perguntas e procure respondê-las da forma mais completa quanto for possível. Os mapas mentais também funcionam bem nessa hora: eles ajudam a tornar o conteúdo mais visual e fazem com que você consiga fixá-lo melhor.
O segundo passo da criação de uma boa apresentação é montar um roteiro. Separe todas as informações que precisam ser faladas daquelas que precisam ser visualizadas nos slides e elabore os textos dos slides de forma clara e objetiva, sem se esquecer de revisá-los. Outra dica de ouro é pensar em um título impactante, que consiga chamar a atenção da audiência e mostrar exatamente do que se trata a sua apresentação.
Por fim, avalie tudo o que você elaborou e tente se colocar no lugar do seu público: o que você acharia da sua apresentação? Se puder melhorar alguma coisa, esse é o momento de fazê-lo.
Executar
Com tudo pronto, é chegado o grande momento: a execução! Para os mais tímidos, se preparar psicologicamente para a apresentação é algo indispensável, então, busque maneiras de se sentir mais seguro na hora de falar (como fazer uma pequena lista com os tópicos a serem abordados, ensaiar as primeiras palavras ou treinar sua fala para um amigo, por exemplo).
Pensar na sua aparência na hora da apresentação também é muito importante. É claro que não vamos ditar regras de vestimenta, pois isso depende de questões como estilo pessoal e contexto. Busque vestir-se de uma maneira elegante e confortável de acordo com o seu gosto, lembrando-se sempre de que essa também é uma forma de mostrar um pouco sobre você. A única ressalva é quanto aos exageros: vale lembrar que, naquele momento, o foco deve estar no conteúdo que você está transmitindo, e detalhes muito extravagantes podem desviar a atenção da audiência.
Por último, mas não menos importante: teste todos os equipamentos necessários momentos antes da apresentação e procure ter os arquivos salvos em formatos e dispositivos diferentes. Confiar apenas no armazenamento em nuvem, por exemplo, pode ser uma grande cilada caso ocorram falhas de conexão com a internet.
Como tornar uma apresentação profissional mais impactante
De modo geral, uma boa apresentação precisa seguir três princípios básicos e simples: mostrar um conteúdo relevante, ser bem exposta pelo apresentador e contar com um material audiovisual bem-feito.
Mas se você deseja expor suas ideias de uma forma que seja realmente impactante para o seu público, existem alguns pontos que devem ser trabalhados e que fazem a diferença entre uma simples demonstração e uma apresentação de sucesso. Confira quais são eles:
Conheça sua audiência
Para impactar os seus ouvintes é preciso, antes de mais nada, conhecê-los. Quem são essas pessoas que estão gastando seu precioso tempo assistindo à sua apresentação? Por que eles estão ali e o que esperam ganhar com isso? Essas são apenas algumas das questões que devem ser levadas em conta.
Além disso, é preciso observar detalhes importantes como o nível de formalidade, o tipo de linguagem e o nível de conhecimento de seu público a respeito das informações que serão apresentadas.
Seja objetivo e direto
Quando se trata de slides, ser objetivo é uma regra. Apresentações cheias de textos enormes causam um impacto negativo no público, além de desviar a atenção da sua explicação — é difícil acompanhar alguém falando enquanto você tenta ler um texto ao mesmo tempo, são muitas informações para processar ao mesmo tempo. O objetivo de slides em apresentações de empresas é mostrar informações da forma mais direta possível, servindo apenas como uma espécie de guia.
Aposte no storytelling
A técnica do storytelling é excelente para despertar o interesse do público e mantê-lo engajado com a sua causa. E não é para menos: a arte de contar histórias acompanha o homem desde os tempos das cavernas — e, como já sabemos, funciona muito bem na transmissão de ideias e conhecimentos.
Pense em algo que tenha realmente a ver com o tema de sua apresentação, construa um enredo interessante e com personagens que despertem a empatia do seu público, para que eles se identifiquem verdadeiramente com a mensagem.
Trabalhe sua linguagem corporal
De nada adianta ter slides com um design impecável, um conteúdo super bem elaborado e realmente relevante, mas, no momento de falar, não adotar uma postura que passe credibilidade e que consiga chamar a atenção de seus ouvintes.
A linguagem corporal diz muito a respeito de você, e pode passar uma imagem extremamente negativa caso você não tome alguns cuidados. Se você não se sente preparado nesse sentido, a boa notícia é que é possível desenvolver essas habilidades com um pouco de treino. Tente manter uma boa postura, de peito aberto e costas eretas, gesticule com as mãos e realmente tome posse do espaço — sem exagerar, é claro.
O tom de voz e forma de pronunciar as palavras também têm grande influência na percepção do público. Segundo o especialista em sons Julian Treasure, é possível trabalhar técnicas vocais que farão com que as pessoas realmente escutem o que você tem a dizer.
Seja autêntico
A autenticidade tem um poder surpreendente sobre as pessoas. Pessoas que demonstram segurança em si mesmas e que não têm medo de ser quem elas realmente são têm o poder de encantar as outras. Então, que tal usar suas melhores características pessoais ao seu favor? Analise quais são as suas qualidades que podem ser usadas durante a apresentação para torná-la mais marcante, como um toque de bom humor ou uma história pessoal que se encaixe no contexto, por exemplo.
Como passar credibilidade
Já demos algumas dicas que farão com que o público de sua apresentação mantenha a atenção em você, mas, muitas vezes, prender a atenção de alguém não significa necessariamente que aquelas pessoas confiam nas informações que você está passando. Sem transmitir credibilidade, você não passará de um entertainer. Veja o que você pode fazer para contornar essa situação e fazer uma apresentação que passe confiança:
Fale um pouco de si
É provável que quem está ali já saiba um pouco sobre você. Mas é interessante ir um pouco além das informações básicas: fale de si, mostre seus valores e demonstre que você tem gabarito para falar daquele assunto. Apenas tome cuidado para não se gabar demais, o que pode passar a impressão de arrogância e surtir o efeito contrário ao desejado.
Fique atento ao texto
Um texto bem escrito e sem erros (tanto ortográficos quanto de informações) é essencial para passar credibilidade. Nunca se esqueça de checar as fontes de tudo o que você for falar e, se tiver dificuldades com o português, é válido contar com um profissional de revisão para verificar seus slides antes da apresentação.
Apresente informações relevantes
Procure não “encher linguiça” com informações que não agregam em nada ao contexto da sua apresentação. Além de ocupar um tempo que poderia ser gasto com algo mais importante, esse tipo de conteúdo pode deixar a audiência confusa e um pouco perdida. Preocupe-se em transmitir apenas aquilo que realmente interessa.
Mostre dados
Mostrar dados de estudos e pesquisas é uma ótima forma de passar credibilidade e argumentar a favor do que você tema a dizer. Na hora de fazer a pesquisa, lembre-se de checar a data de publicação e as instituições que realizaram o estudo. Dados antiquados ou de instituições pouco conhecidas não são uma boa ideia.
Prepare-se pra responder perguntas
Ao final de sua apresentação, é importante reservar um momento para responder perguntas — e essa é uma hora em que a sua credibilidade poderá ser testada. Para estar bem preparado e não errar, tente prever quais dúvidas podem surgir ainda na etapa de planejamento. Coloque-se no lugar de alguém que não conhece muito bem o assunto e tente pensar em quais questionamentos poderiam surgir.
Como deve ser o design da apresentação
Não é preciso ser um grande designer para conseguir elaborar uma boa apresentação de slides. Seguindo alguns conceitos básicos, até quem não tem nenhuma experiência no assunto pode fazer um bom trabalho. Veja algumas dicas importantes de design para apresentações:
Cores
A escolha das cores de fundo dos slides deve levar em consideração o tamanho da sala e, é claro, o bom senso. Para espaços amplos, um fundo escuro com a letra clara funciona melhor, enquanto o oposto é mais adequado para ambientes pequenos. Evite usar cores berrantes e aposte nas combinações mais neutras.
Fonte
Opte por fontes sem muitos floreios, pois isso pode dificultar a vida de um leitor que não enxergue tão bem ou que não esteja em um lugar de visão privilegiada. Além disso, lembre-se de testar o tamanho da fonte com antecedência, para que as letras não fiquem pequenas ou grandes demais.
Contraste
Aplicar a regra do contraste é muito fácil. A lógica é a seguinte: se duas coisas são diferentes (sejam elas informações em texto ou imagens), faça com que elas sejam visualmente diferentes. Isso pode ser feito por meio de tamanhos diferenciados, diferença de fonte etc. Um exemplo disso é a diferença entre título e corpo do texto.
Alinhamento
Usar alinhamento centralizado não é uma boa prática para apresentações em slide. O ideal é que tudo esteja alinhado de acordo com algum elemento da página. Em caso de dúvidas, o melhor a se fazer colocar o alinhamento à esquerda.
Escaneabilidade
Assim como acontece em conteúdos em texto, é preciso ter cuidado com o espaçamento para que o conteúdo seja mais escaneável, ou seja, para facilitar a visualização. Outra dica que facilita a escaneabilidade é usar bullet points em vez de texto corrido.
Elementos visuais
Apresentações de slides que contenham apenas textos não funcionam — muito pelo contrário! Para tornar o conteúdo mais visual e compreensível, aposte em ilustrações, gráficos e imagens representativas (sempre com as devidas fontes, é claro). Em casos de apresentações profissionais, também é interessante usar as cores e a logo da empresa para abrir ou encerrar a apresentação.
Quais ferramentas usar para fazer a apresentação
Agora que você já sabe como montar slides com um bom design, veja quais são as melhores ferramentas para apresentações:
Power Point
A ferramenta, que faz parte do pacote Office da Microsoft, já vem instalada em qualquer computador com Windows. Ela é uma das primeiras e mais populares ferramentas do tipo, sendo bastante simples de usar. No entanto, ela não conta com muitos recursos, sendo mais indicada para apresentações mais básicas.
Prezi
O Prezi é uma ótima ferramenta para quem deseja montar apresentações mais dinâmicas. Com transições diferenciadas entre as partes da apresentação (por meio do zoom), a ferramenta pode ser um pouco mais complicada para quem ainda não está acostumado. No entanto, basta fazer alguns testes para se familiarizar e tornar a criação mais intuitiva.
Apresentações Google
O programa de apresentações da Google faz parte das opções de arquivo oferecidas a quem usa o Drive, a ferramenta de armazenamento em nuvem da empresa. Seu funcionamento é muito similar ao Power Point, mas, por ser em nuvem, apresenta a facilidade de poder ser acessada de qualquer dispositivo. Inclusive, é possível compartilhá-la com outros usuários.
Acrobat Presentation
A ferramenta do pacote da Adobe tem layouts diferenciados e vários recursos visuais interessantes. As apresentações ficam salvas em formato PDF e, para usá-la, basta acessar o site e se cadastrar.
Os erros que devem ser evitados ao apresentar a empresa
Até aqui, mostramos a você as melhores práticas para tornar a sua apresentação um verdadeiro sucesso. Porém, existem alguns erros que podem acabar minando todo o seu trabalho. Confira quais são eles e como evitá-los:
Atraso: atenha-se aos horários estabelecidos, tanto de início quanto de fim da sua apresentação. Atrasos pegam muito mal, independentemente do contexto.
Não analisar a reação das pessoas: algumas pessoas têm o costume de focar apenas no que estão dizendo (muitas vezes, até dando as costas ao público) e não prestar atenção nos sinais da audiência. A reação dos seus ouvintes, por si só, pode ser um excelente feedback sobre o seu desempenho.
Ler os slides: esse erro é tão prejudicial quanto recorrente. Grande parte das pessoas ainda insiste em inserir longos textos nas apresentações de slide e, além de tudo, param para ler tudo o que está escrito. O texto dos slides deve servir como um guia para que você não se perca, nunca como uma muleta para uma apresentação mal preparada.
Não controlar o ritmo da apresentação: algumas vezes, parece que uma apresentação de uma hora durou apenas cinco minutos e, no final das contas, você não conseguiu falar tudo o que precisava. O contrário também ocorre: algo planejado para ser apresentado em uma hora acaba sendo finalizado em poucos minutos. É preciso organizar bem o roteiro e controlar o ritmo de sua apresentação para não passar por esse tipo de situação.
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